Вы заметили, как ускоряется наша жизнь? Всё вокруг летит стремглав, и остановиться, перестать расти и развиваться – непозволительно. Любая остановка откидывает нас на сто шагов назад.
Ещё в 1865 году Льюис Кэрролл написал в «Алисе в стране чудес»: «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!». Это было в середине 19 века, когда письма доставлялись почтовыми дилижансами, и ждать информации можно было недели и месяцы. Сегодня скорость распространения и передачи сообщения едва ли не выше скорости света. Любое расстояние – это один клик.
Зачем учиться использовать время эффективно?
Технологии не только ускоряют ритмы, но и формируют новые требования к скорости реагирования. Сегодня в классическом маркетинге есть негласное правило: если не ответить на запрос потенциального клиента в течение пяти минут, то считайте, что Вы потеряли клиента. В любой сфере конкуренция, выбор и технологии коммуникации позволяют найти то, что нужно, за несколько минут (в тот же один клик!). Поэтому наши уведомления всегда включены, и мы на связи 24/7. Не ответили вовремя – клиент ушёл к конкурентам.
В таком режиме очень важно научиться управлять и грамотно распоряжаться своим самым ценным ресурсом – временем. Опытные руководители, профессиональные топ-менеджеры зачастую проходят специальные обучающие курсы. И в направлениях, помогающих развивать soft skills, давно уже появился соответствующий термин – тайм-менеджмент. Почти наука, позволяющая овладеть способностью расставлять приоритеты в делах, формировать оптимальный режим дня и, в конце концов, успевать всё без ущерба для остальных сфер жизни.
Тайм-менеджмент
Из «Википедии»:
«Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) – технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.
Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов.
Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб».
Да, не только скорость выполнения задачи зависит от способности грамотно распоряжаться временем, но и масштаб задач, с которыми удастся справиться.
Кстати, по статистике, у большинства работающих людей только 20% рабочего дня уходит на продуктивное выполнение ключевых задач. Остальные 80% ресурса затрачиваются на вещи, которые имеют наименьшую ценность как для организации, так и для самого сотрудника.
Как стать эффективнее?
Эксперты кадрового агентства «ЦИБИТ» делятся начальными рекомендациями из области тайм-менеджмента.
Чаще всего нам кажется, что времени катастрофически не хватает. Мы думаем, что найти пару часов на личные дела, хобби, полноценный отдых – крайне трудно. На самом деле, это не так. Осознайте, сколько времени у Вас есть. Тщательно проанализируйте всё, что Вы делаете, хотя бы в течение одного дня. Один из вариантов – записывать все свои действия, а потом посмотреть, на что уходят драгоценные минуты.
Здесь есть простая и стандартная схема разделения всех дел на четыре категории:
- Срочные и важные – их стоит делать в первую очередь;
- Несрочные и важные – далее приступаем к этой категории;
- Срочное, но неважное – делаем только после того, как сделаны все важные дела;
- Неважное и несрочное – в самую последняя очередь. К слову, многие из этих дел вообще можно исключить из перечня задач (для этого нужно проанализировать, нужно ли вообще их выполнение).
- Откажитесь по возможности от излишней многозадачности
Психологи утверждают: на самом деле наш мозг в режиме многозадачности становится гораздо менее эффективным. Не стоит пытаться сконцентрироваться одновременно на нескольких вопросах. Разделите дела на категории в соответствии с предыдущей рекомендацией и действуйте по порядку.
Эффективным будет полностью погрузиться в одну задачу и только после её выполнения приступать к следующей.
Фиксируйте задачи и их дедлайны. Можно использовать несколько списков:
— глобальный – с долгосрочными планами и целями;
— месячный – с задачами на месяц;
— ежедневный – с перечнем дел на текущий день.
- Откажитесь от перфекционизма
Держите под контролем своё желание сделать всё идеально. Если стремление к совершенному результату приводит к «проваливанию» сроков, задумайтесь. Возможно, следует обратиться за советом или помощью к коллегам? Помните, что сделать неидеально и потом доработать – лучше, чем не сделать вообще.
Мы надеемся, что наши простые рекомендации помогут Вам стать эффективнее и тратить своё время более рационально.
Если у Вас есть вопросы по построению карьеры, трудоустройству и подбору квалифицированных кадров, обратитесь к нам за бесплатной консультацией:
+7 (495) 792-13-80 • hr@cibit.ru
